社内システム育成日記

デイサービスでの簡単なシステムをファイルメーカーで作成しています。備忘録を綴っていきます。

カスタムAPPを作っていく

前回、Qiitaのアドベントカレンダーに参加した記事

hotspiringday.hatenablog.com

こちらをちょっときれいに整えてQiitaに再掲したところ、多くの方に見ていただきトレンドに載るまでになりました。

qiita.com

この記事やブログが、FileMakerでこんなことができるんだ~と知っていただくきっかけにもなっているようなので、これからFileMaker導入しようと思っている方、システム化に取り組んでいこうという意気込みをお持ちの方に向けて、おすすめの本や動画をご紹介してみたいと思います。

データベースって何?という人には

データベースがわかる本 (なるほどナットク!)

データベースがわかる本 (なるほどナットク!)

かなり昔の本ですが、データベースを少し知っておこうという場合にはぴったりの本だと思います。あまり頭を使わずに読める本です。 エンドユーザーとして業務システムを使ったことがない人にとっても理解しやすいと思います。

FileMakerを導入するか迷っている人には

事例紹介の動画がyoutubeにあがっているので、自分のやりたいことに似ている事例があるか探してみると良いと思います。

▼おすすめ

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動画を見て、やってみたいなと思ったらFileMaker試用版をダウンロードしてみると良いと思います。

https://www.filemaker.com/jp/trial/

自分のPCでFileMakerの環境ができたら、スターターソリューションやサンプルファイルなど誰かが作ったものの中身を見てみると、雰囲気がわかると思います。 私は以前に開催されていたFileMaker選手権の受賞作をダウンロードして、中身を見ていました。

私が作ったサンプルファイルもここにリンクを貼っておきます。 以前FM南九州に参加したときに作ったファイルです。 体裁があまり整っていませんが、ポップオーバーに作成時のコメントをいれているので、いじってみると面白いかもしれません。笑

Dropbox - 販売管理システム.fmp12 - Simplify your life

いきなり作ると後々後悔することになりそうです笑

FileMakerではいきなり動くものを作れますが、お作法があります。 データベースの基本やFileMaker特有のお作法への理解がないと、データがたまっていったときにファイルが壊れてしまったり、自分の作ったものをあとで理解できなくなってしまったり‥悲しい思いをするかもしれません。

特にアンカーブイ、分離モデルの考えは頭にいれておいたほうが良さそうです。

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データモデリングの動画も先に見ておいたほうがいいかもしれません。

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その他 入門者におすすめ動画

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youtubeの動画は倍速で見れるので、私は1.5倍か1.75倍にして見ています。

デイサービスでFileMakerソリューションを作って楽をしています

今回の記事はQiitaのアドベントカレンダーに参加しています。 qiita.com Qiita初登場なので簡単にこのブログを紹介しますと、FileMakerで業務システムを作っていく奮闘記です。

FileMaker導入の経緯

実家のデイサービスで事務として働いていますが、もともと顧客情報がスタッフの記憶だったりエ○セルや紙で管理されていて、それらは更新されたりされていなかったりする‥といった状況でした。業務の流れに沿って情報が行き来する、ということがなかったので、データベースを作ろう、ということでFileMakerに行き着きました。まずはお試し無料期間で顧客情報から作りはじめ、そのまま購入、その後すぐにFileMakerServer導入‥というように、本当に小さく始めてだんだん大きく育っていっています。

今回は改めて弊社での業務システムの紹介をしてみたいと思います。

デイサービスとは

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弊社の業務内容を簡単に説明します。介護保険制度を使って、介護認定を受けた高齢者の方にサービスを提供しています。ケアマネージャーさんが作ったプランに従って、ご利用者さんを朝お迎えに行き、1日レクレーションや入浴で楽しんでいただき、夕方にお送りするのが基本的なサービスです。弊社ではご利用者さんのご家族からの細かい要望にもお応えしており、夕食までの延長利用、お泊りのサービスも行っています。

何に困っていたか?

情報の伝達がうまくいかない

例えばご利用者さんから利用変更の希望があったときに、その旨をケアマネージャーさんにも連絡しなければならないのですが、その利用者さんのケアマネージャーさんはどこの誰なのか?連絡先は?といったことがすぐにわからず、テンプレートはあるのに、そのテンプレートになかなか行き着かない‥という状態でした。社内での連絡も電話か口伝だったので、相手が話し中だったり手が離せない状況のときは再度連絡しなければならないし、行き違いが多々生じていました。

情報の検索が困難

例えばご利用者さんの体温が少し高めのとき、その方の平熱や前回来所されたときの様子などを確認する必要がありますが、紙でファイリングされたものからその情報を引き出そうとすると、かなり時間がかかっていました。ご利用者さん毎ではなく日毎にファイリングされていたので、まずその方が最後に利用されたのはいつなのか?を記憶から引き出し、何枚も紙をめくって該当の箇所を見つけていました。

集計作業や書類作成に時間がかかる

今月の売上金額を把握するのにも時間がかかり、毎月何度かエクセルに今月あったことを転記して大体の金額を把握していました。また介護保険を使っているため行政で決められた書類がたくさんあり、急に新たな書類を作成しなければならない、ということも多々発生しており、その度に右往左往していました。

FileMakerで作った業務システム

PCトップ画面 f:id:hotspiringday:20191211125903p:plain

ipadトップ画面 f:id:hotspiringday:20191211130857p:plain

こんな雰囲気です。1日1人1レコードの利用票というテーブルをメインのトランザクションテーブルに持ち、その子情報としてバイタルデータやご利用中のお写真、特記事項などを持っています。

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レイアウトではあまりフィールドを載せていませんが、このテーブルでは介護保険に基づいて売上を計算したりしています。お泊り料金に夕食代と朝食代を含める、など自社のルールにも対応しています。

▼利用票テーブル f:id:hotspiringday:20191211154226p:plain

この利用票テーブルが予約と実績を兼ねていて、予約状況の確認やサービスの記録、介護保険の請求に役立っています。

▼予約確認用カレンダー f:id:hotspiringday:20191211155332p:plain 介護スタッフはこのカレンダーを見ながらシフトの調整をしています。日々更新される情報なので本当はプリントアウトしたくないのですが、介護スタッフからの要望で週に1度プリントして掲示しています。

介護スタッフがipadからバイタル入力

ipadではその日の利用票を検索して表示しており、介護スタッフがバイタル情報や特記情報を入力していきます。UIは介護スタッフの要望をほぼ取り入れていて、間違ってレコードを消してしまったり‥というようなことがないように自由度は低めに作っています。どう扱っても大きな失敗がないように、あらゆる動きをシステムが先回りして防ぐというようなつくりにしています。 f:id:hotspiringday:20191211160247p:plain f:id:hotspiringday:20191211160523p:plain

FileMakerの標準テンキーだとipadの画面が下から半分以上隠れてしまうので自作のテンキーを使用しています。 再検ボタンを押すと、特記事項に[体温再検してください!]と入力され、ご利用者様名が表示されているボタンを押すと詳細画面に遷移し、バイタルが複数記入できるようになっています。 f:id:hotspiringday:20191211161033p:plain

ipadからその日に行ったレクレーションの登録もしてもらっています。 f:id:hotspiringday:20191211163419p:plain

ここまで入力し終えたら、印刷依頼のボタンを押します。 そうするとslackで事務所にメッセージが届き、事務スタッフはご家族への連絡帳をプリントします。 f:id:hotspiringday:20191211163857p:plain

事務スタッフはPCから

ご利用された時間、要介護度、ご利用内容(入浴をしたか?昼食を提供したか?など)が入力されていれば、介護保険の算定に必要なコードや単位が出てくるので、月末になるとこれをケアマネージャーに報告します。(書き写すだけですが、ケアマネージャーから送られてきた予定に実績を書き込むので、手書きの作業です。) f:id:hotspiringday:20191211164818p:plain

事務スタッフはお問い合わせの対応、利用予約の変更、書類の作成などでこのソリューションを活用しています。 システム導入以前は、記憶していないとすぐに対応できない仕事がたくさんあり、ご利用者さんが何曜日に何時から何時まで利用されるのか?要介護度は?といったことを覚えていたり、個人でメモしたりしていました。

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そのため、変更があった場合にそのことがスタッフ全員に伝わっていなかったり、忘れてしまったり、という場合に間違った処理をしてしまうことがありました。 FileMaker導入によって、記憶しておかなくても何気なく業務ができるようになり(笑)、ちょっとしたことも共有されるようになったと思います。

▼事務スタッフが一番喜んでいる機能はこちら

hotspiringday.hatenablog.com

データベースというまでもないような事務作業もFileMakerで行っています。 例えば今までテプラでしていた名札を作るというようなことも、FileMakerで利用者マスタからレイアウトを整えたものをシールに印字しています。

▼名札 f:id:hotspiringday:20191212103938p:plain

▼請求書や領収書を入れる封筒に印字する機能

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役員は売上をよく見ています

f:id:hotspiringday:20191211172131p:plain ご利用予約があれば、大体売上の見込みがわかります。計算はだいたいスクリプトで足し算のLoopをすればよくて、計算結果は数字フィールドにいれています。リアルタイムで正確な数字を知りたいというわけではないので、この方法で満足しています。 左に一覧、矢印ボタンでその詳細を見る、というレイアウトを私は気に入ってよく使っています。(笑)

その他、書類の作成も大体FileMakerが活躍しています。

ipadから体験利用されている方の様子を入力すると f:id:hotspiringday:20191211173320p:plain

▼こんな書類ができています。 これをケアマネージャーさんにお送りしています。 f:id:hotspiringday:20191211174303p:plain

ご利用者さんにipadでご署名をいただく書類もあります。 hotspiringday.hatenablog.com

その他、行政に提出する書類やデイサービス日誌など‥介護施設にはたくさんの書類がありますが、FileMakerでたまったデータを二次利用したりテキストのテンプレートを使うことで、文章を手打ちする作業を最小限に抑えています。

基本的なところは3ヶ月くらいで開発できた

今回ご紹介したようなこの業務システムのコアな部分はすぐに開発できました。FileMakerの技術の前に一度データベースの基本的な考え方を少し勉強してから開発に着手しましたが、その準備時間を含めても3ヶ月以内には運用スタートしていました。

時間がかかったのは実際に作っていく工程よりも業務フローの整備です。 人によって呼び方が違う曖昧なタスクやサービスのルールを明文化していき、データベースとして扱いやすいように分類していきました。介護保険のルールは扱いづらく、無理やりな部分もあります。

ノーコードで開発できる!とは言ったものの

例えばAPIを使って郵便番号から住所を出すみたいなことは早い段階で必要になってくるし、SQLも使っているし、FileMaker Server の管理はFileMakerの知識だけではなくてネットワークにも少し詳しくなる必要があったり…と、何も難しいことをしなくてもアプリみたいなものを作れるんだ~♪と思ってやってみると、騙された気分になるかもしれません。(笑)

しかし開発に取り掛かってからすぐに使えるものができるというのは嬉しいので、なんだかんだ色んなことに手を出したくなって、気づいたら結構大きくなっていました。

弊社では事務処理がかなり簡単になったものの介護スタッフの仕事はあまり減っていないので、今後バイタルを自動で測ったり、送迎の配車を自動で組んだりといったところで仕事を楽にできたら良いんじゃないかと思っています。(私がやるとは言いませんが笑)

(遅ればせながら…)FileMakerカンファレンスに行ってきました!

帰ってきてもう1週間以上経ってしまいましたが、備忘録を書いていきたいと思います。 福岡から東京まで行ってきました!

YouTubeに載っているカンファレンスの動画を視聴することが私の主なFileMakerの学習なので、数日でかなり勉強になりました。

カンファレンスの終了翌日に行われたミーティングでは、セッションのスピーカーもされているようなプロの開発者の皆様とも交流できて、弊社で困っていることを相談したり、恥ずかしながらこのブログも認知していただきまして、盛り上がりました。笑

カンファレンスはClaris Connectの紹介など夢の広がるオープニングセッションで始まり、ワークショップに参加したり、ブースでご相談をさせていただいたり..

1日目のユーザーズミーティングでは全国のユーザーズグループが活動を報告しあい、予定していたわけではありませんでしたが、私も九州での状況を報告しました💦

セッションやワークショップでは、テクニカルなことはもちろん、要件定義やユーザビリティを考えるヒントになるようなお話もたくさんありました。

全体的に、FileMakerDataAPIや外部サービス(Chatwork,DropBoxなど)をうまく組み合わせて、FileMakerでできることを拡張していくような話が多かったような気がします。

【備忘録】

  • 要件定義の際、ヒアリングしながら画面遷移を紙にかいて、依頼者と落としどころを決めていく

  • 要件定義はお金をいただいてもよいくらいの大事な工程

  • FileMaker ServerでのData API使っていこう

クライアントにリクエストを送るのは無料、Serverからクライアントに応答するのは24GB×ユーザー数/年 まで無料
➡同時接続数やアカウント数ごとに料金が決まっているが、このへん上手くつかっていこう!

  • ウインドウ名も計算で指定できる

例えばウインドウ名にpopといれておいて、popならウインドウを閉じる...など。 ボタンも計算で指定して、レイアウト数をできるだけ減らしていこう

  • 報告やインフォメーションはチャット、感情を伴うメッセージ(感謝など)は対面や電話で

  • データが自動に保存されるFileMakerの特性  Edit Modeの紹介 On record commitというトリガーがあるので、制御したいレイアウトにこれを仕掛けよう!

  • DropBoxとの連携 FileMakerServerのDataAPIを使ったりと工夫次第で色々実現可能

忘れてしまった話も多いので、動画も見返してみようと思います。 外部連携の話は特に可能性が広がって楽しかったです✨

最後に...

このブログを見てくださった皆さんが、ネタ色々もってるやーん!と言ってくださり、とても嬉しかったです。 本当にひっそりひっそりやっているブログなので、少し恥ずかしいですが、少しずつでもアウトプットしていると、ブログも良いコミュニケーションツールになるな~と思いました。

【備忘録】wordやpowerpointのSVGアイコンをfilemakerのボタンアイコンに使用してみる

Filemakerのボタンアイコンはもともと用意されているものだけではなくて、自分で用意したものも使うことができます。(SVGまたはPNGファイル)

PNGだと動作に応じてアイコンの色をカスタマイズできないので、SVGファイルを追加してみました。

WordやPowerpointに標準で入っているSVGアイコンにだいたいちょうど良いデザインのアイコンがあるのでその手順を記録しておきたいと思います。

 

 

①まずWordやPowerpointでアイコンを選んでSVGファイルで保存

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SVGファイルをテキストで開いて調整

そのままFilemakerにアップするとサイズがうまくいかなかったので調整します。

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テキストで開いてみると、こんな書き出し

<svg viewBox="0 0 96 96" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"  xmlns:xlink="http://www.w3.・・・・・・・・・・

 

青文字を追加しました

<svg viewBox="0 0 96 96" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" width="200" height="200" xmlns:xlink="http://www.w3.・・・・・・・・・・・

 

赤文字部分を参照しながら大体その2倍くらいにしておけばちょうど良くなります。

 

Filemakerからボタンのアイコンを選ぼうとすると、プラスボタンがあるので、そこからSVGファイルを選ぶ

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これでハンバーガーのアイコンを使えるようになりました笑

 

 

 

FAXうんざり派ですが、仕方がないのでFilemakerから自動送信しています。

介護業界ではFAXが盛んに使われています。

FAXって受信する側の好きな時間に確認できるという意味で、電話よりはマシな存在だと私は思っているのですが、例えば受信した情報をコピペできなかったり、白黒だったり‥と残念な点が多々あります。

とくに、受信したFAXにはだいたい確認のためにFAXの再送が要求されるというところがかなり手間です。

(□確認しました。にチェックを入れ、~様に斜線をいれ、日付と名前を書いて、相手の名前に~様を記入して~…という作業にうんざり(;_;))

 

デイサービスでは利用者さんがお休みされるときや利用時間が予定通りにならない場合に、その旨をその方の担当ケアマネジャーさんにFAXで連絡するのですが、それだけのことに以前はかなり時間がかかっていました。利用者さんの担当ケアマネジャーがどこの誰なのか、そのケアマネージャーさんの事業所のFAX番号は…?といったことを記憶やエクセルのファイルから探し、前回送ったものの上書きで日付などを書き換えて‥

複合機からの送信はしていたので、紙に印刷するということはしていなかったですが、結局手間がかかっていました。

 

それを利用が変更されたタイミングでFAXが送られるようにしました。

 

▼ お休みとなり、FAXを送る場合、FAXボタンを押す

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▼自分の従業員IDを入力すると、発信元に自分の名前が記載されたFAXが表れる

コメントを自動作成すると、ご利用者さんの名前が穴抜きになって、大体伝えたい内容の文章ができあがる(個人情報保護の観点で穴抜きにする必要があるみたいです)

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これをFAX送信するにはあとは印刷する手順でOKです。

相手のFAX番号はこの画面に表示されているので、それを打ち込んだら送信されます(ここは今のところ手入力です。)

 

同じことを社内での共有ではSlackでしていて、これはボタンひとつでできます。

 

hotspiringday.hatenablog.com

 

以前に比べたらかなり作業が楽になりましたが、自社で解決できるのは今のところ送信のみです。

 

Filemakerとslackの連携がなかなか良い!

 Filemakerの通知という弱みをカバーするために、slackを導入してみました!

hotspiringday.hatenablog.com

 

今の所、意外とうまくいっています。

ワークスペースやチャンネルを指定したり‥といったことはfilemakerからスクリプトにセットしています。介護スタッフはメッセージの受け取りはslackで、送信する場合はfilemakerから、といったかんじです。

 

例えば‥

 

入力作業が完了し、事務所から印刷してほしいときには、印刷依頼のボタンを押す

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すると、このようにメッセージが送られる。

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それを受け、事務所から印刷すると、自動的にこんなメッセージが送られる。

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事務所に利用者さんの予約変更情報が届くと、事務スタッフはファイルメーカーのデータを書き換え、更新通知を押す。

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すると、カスタムダイアログが出てきて、

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OKを押すとSlackでメッセージが送信されます。

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決められた文章だけではなくて、自分で書いたメッセージを送ることもできます。

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Filemaker用のアカウントを1つ作っておいて、filemakerから送信するときは必要があれば自分の名前を名乗るという使い方をしています。

 

そのアカウントを複数のipad端末で使いまわしていて、PCでは端末ごとに別のアカウントをセットしています。(受信するため)

 

社内で離れたところにいるときに、電話をしたり、直接その人のところまで走っていって伝える、みたいなことをしていましたが、みんながこれを使ってくれると進行中の動作を止めずに済むので、もう少し円滑に業務ができるのではと思っています!

 

FIlemakerからslack使ってくれていますが、これまでの連絡手段も生き残っていて、一冊のノートにすべて更新情報を手書きで書き込んでいます。(つまり、filemakerで変更した内容を手書きで転記しています。)それをちょくちょくみんな見にくるのですが、その時間が今後減っていけばいいな‥ゆくゆくはその手書きのノートがなくなればいいなーと思っています。

 

こんなふうになかなか手間が消えない弊社ですが、Filemakerのカンファレンスに参加させてもらうことになりました!

東京への出張が許されるとは思っていなかったので、びっくりです。

Filemakerでの業務効率化が社内であまり評価されているわけではないのですが、こうして投資してくれているので、色々と勉強したいと思います!

 

Filemakerをslackと連携させることを検討中

Filemakerインターフェイスを整えやすくてノーコードで作れて、弊社のような小さな会社のシステムを作るにはとても良いのですが、通知が標準機能で備わっていないんです。

変更を伝達しなければいけない場面で「LINEみたいに赤いポッチがつかんかなー。」みたいな声があがっています。

そこでslackを使って、必要なときにfilemakerからメッセージを送れるようにしようかな~と考えています。

 

Qiitaに載っているこの記事を参考にしながら、ちょっとやってみました。

https://qiita.com/yasuhikoc/items/f0fdc4365c7e0da34915

 

iphoneでもPCでもslackのアプリを入れておけば通知がきます。

 

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例えば、介護スタッフがFilemaker Goで色々と入力してそれが完了したら、事務スタッフに知らせる‥というときは、「完了しました!」のメッセージを自動で送信するスクリプトを作ってボタンに設置すれば良いし、イレギュラーなことは自分でテキストを入力して送信することもできます。